I.
Latar
belakang
Salah
satu inisiatif besar dalam proses transformasi yang dilakukan oleh PT Pertamina
(Persero) adalah dengan melakukan implementasi sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) untuk meningkatkan kinerja operasi dalam rangka menunjang
kegiatan bisnis perusahaan. Implementasi ERP menjadi agenda perusahaan sebagai
suatu upaya transformasi perusahaan menjadi lebih baik khususnya dalam
penyediaan sistem informasi yang handal. Karakteristik utama dari sistem ERP
yaitu bahwa modul-modul ERP tersebut saling terintegrasi, terutama melalui
sekumpulan database yang dipakai bersama (Martin, 2005). Ketika suatu transaksi
dilakukan pada suatu area, maka akan berdampak langsung pada area yang terkait.
Modul-modul ERP telah didesain sedemikian rupa untuk merefleksikan operasional
sekumpulan bisnis proses dengan cara-cara yang khusus dan terbaik (best
practices).
Melalui sistem ERP ini maka perusahaan
memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan seluruh proses dan data perusahaan
sehingga mampu menjadi single source of truth untuk data operasi perusahaan.
Hal ini diharapkan mampu meningkatkan kecepatan proses bisnis internal
perusahaan. Sistem ini menjadi backbone utama pendukung seluruh proses bisnis
Pertamina, diantaranya untuk mengoperasikan sistem informasi bagi sales
process, procurement process, material management, payroll system, financial
reporting, dan lainnya. 2 Implementasi ERP akan diikuti dengan peningkatan
proses pembuatan keputusan (decision making process), integrasi perusahaan
(enterprise integration), dan keakurasian laporan keuangan (accurate financial
statement) (Kanellou dan Spathis, 2012).
Keuntungan aplikasi ERP ini diantaranya adalah
menghilangkan duplikasi input data, mengurangi kebutuhan tenaga kerja, serta
dapat menyediakan informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan
perusahaan, sehingga harapannya adalah terjadi konsistensi dan akurasi data
dapat lebih diandalkan. Implementasi sistem ERP memberikan manfaat terkait
dengan efektivitas dan efisiensi proses bisnis karena perusahaan dapat
memperoleh informasi yang lebih akurat dan tepat waktu (Trott dan Hoecht,
2004).
Pertamina
telah menggunakan sistem ERP sejak tahun 2003, namun hingga tahun 2008 aplikasi
tersebut belum dimanfaatkan secara optimal karena perusahaan belum mendapatkan
output yang signifkan dan menghasilkan data yang akurat bagi perusahaan. Hal
ini dapat terlihat dari laporan kinerja perusahaan yang belum terintegrasi.
Apabila dikelompokan, maka terdapat beberapa penyebab penggunaan ERP yang tidak
maksimal antara lain keterbatasan keterampilan dan kompetensi sumber daya
manusia, ketidakseragaman proses bisnis, kurangnya aktivitas change management
serta kelemahan sistem kendali maupun monitoring atas proses transaksi yang
berlangsung. Pada dasarnya penggunaan kontrol formal dan informal yang
digunakan oleh perusahaan mempengaruhi secara positif sistem ERP terhadap
kinerja perusahaan masa depan (Kallunki et al. 2010).
Berdasarkan
realitas tersebut, dilakukan evaluasi dan analisis yang hasilnya adalah langkah
penyempurnaan terhadap operating model pemanfaatan ERP yang sudah dimiliki agar
memberi nilai tambah signifikan kepada perusahaan. Keberadaan sistem informasi
ini menjadi sangat vital bagi suatu perusahaan, oleh karenanya setelah
implementasi sistem ERP di Pertamina dilakukan, maka diperlukan upaya maksimal
agar sistem ERP ini dapat digunakan dan dapat dipertahankan sustainability-nya
sehingga benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Untuk menjaga
keberlanjutan (sustainability) dari implementasi ini maka pemegang saham
(pemerintah) meminta kepada Direksi untuk mengelola sistem informasi di
perusahaan sebagai modal untuk menciptakan value bagi perusahaan yang
dituangkan dalam kontrak manajemen. Kontrak manajemen ini kemudian dijabarkan
lebih lanjut oleh Manajemen Pertamina dengan menerapkan Key Performance
Indicator (KPI) yang berlaku untuk jajaran manajemen sampai level operasional
untuk mendukung pencapaian kontrak manajemen tersebut.
VISI
Menjual Bahan Bakar Kelas
Dunia
MISI
·
Melakukan bisnis dalam pemasaran dan
penyediaan produk dan layanan bahan bakar penerbangan di pasar domestik,
regional, dan internasional dimana menciptakan nilai bagi para pemangku
kepentingan adalah tujuan akhir kami.
·
Pertimbangkan persyaratan pelanggan,
kualitas produk, keamanan, dan lingkungan, serta standar internasional sebagai
prioritas utama dalam mengelola bisnis
·
Didukung oleh sumber daya manusia yang
profesional dengan nilai yang sangat baik yang diakui sebagai praktik terbaik
di industri penerbangan internasiona
Struktur Organisasi
Alasan Menerapkan ERP ( plat form SAP
)
Membantu
perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya lebih efesien dan
efektif ( pokoknya sangat membantu pengguna dalam mengelola kegiata perusahaan
baik dari segi waktu maupun dari sumber daya ).
Motivasi menggunakan ERP
Untuk
mempermudah menjalankan bisnis, agar bisa memantau kondisi perusahaan pertamina
shafthi dan memantau penjualan di setiap pertamina diseluruh indonesia
I.
Kondisi
sebelum penerapan ERP
Kondisi
sebelum menggunakan ERP, Sulit untuk
memantau hasil penjualan antar pertamina, memantau sebuah tagihan material, dan
memantau kondisi bahan bakar sebelum di Pengendalian mutu dari bahan bakar
pesawat,
· Permasalahan
yang dihadapi
Masalah
yang dihadapi menentukan vendor yang digunakan pada sebuah material, dan
perbaikan sebuah aset, serta memantau hasil penjualan avtur diseluruh pertamina
yang berada di Indonesia
· Kerugian
Bisnis
Kerugian
bisnisnya yaitu, ketika kondisi avtur itu ada sebuah kandungan air dan ketika
sudah ada kesalahan quality control
II.
Implementasi
ERP
Implementasi
ERP di Pertamina adalah sebagai berikut.
1.
Keselarasan antara Business Process,
People dan IT.
Dalam Information
System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar memperoleh
hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak
pihak terlalu berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS
yang sesungguhnya ada pada kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah
memiliki business process yang baik dan teratur maka tantangan yang
paling utama adalah pada aspekpeople. Hal ini disebabkan oleh rumitnya
mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan
resistensi.
Manajemen
Pertamina menyadari bahwa keselarasan antar tiga komponen IS merupakan hal yang
mutlak diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan ERP. Oleh
karena itu, Pertamina membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap rencana
implementasi ERP ini. Tim menyadari sepenuhnya bahwa implementasi ERP di
Pertamina harus melalui business process reengineering.Hal ini dikarenakan
Pertamina telah melakukan serangkaian kajian dan memutuskan untuk menggunakan
SAP. Keputusan ini didasarkan bahwa SAP merupakan salah satu best
practice. Dengan menggunakan ERP ‘vanilla’ seperti ini maka salah satu
konsekuensinya adalah melakukan business process reengineering agar sesuai
dengan ERP yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh
Accenture dalam mengimplementasikan SAP di Pertamina.
Namun
demikian implementasi ERP di Pertamina kurang optimal karena cukup besarnya
resisten untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan
adalah sesuatu yang rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna ERP tersebut
telah terbiasa dengan cara kerja lama yang lebih mapan dan mudah dimengerti.
Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering menggunakan sistem informasi
berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu menjadi perhatian
pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah proyek IT. Mungkin
tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan pendapat yang keliru ini.
Tim harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan salah satu sarana yang
memudahkan setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga adanya rasa
memiliki terhadap program ini. Dengan demikian implementasi ERP lebih mendapat
dukungan dari setiap pihak dan pada akhirnya dapat dipergunakan secara
optimal.
2. Metode
pengembangan sistem
Metode
pengembangan sistem di Pertamina ini menggunakan pendekatan big bang. Pada
awalnya pelaksanaan business process reengineering dan implementasi
ERP akan dilakukan secara sekuensial. Tim merencanakan untuk
melakukan business process reengineering terlebih dahulu sebelum
mengimplementasikan ERP seperti yang dilakukan oleh Garuda dan Telkom. Namun
seiring dengan adanya UU Migas No.22 tahun 2001 tanggal 23 November 2001 serta
adanya AFTA di tahun 2003, maka Pertamina menyadari dengan cara sekuensial
tidak akan dapat mengejar batas waktu yang dimaksud. Kedua hal tersebut
menuntut Pertamina untuk dapat beroperasi secara optimal sehingga siap
menghadapi pasar bebas. Oleh karena itu, tim memutuskan untuk
melakukan business process reengineering dan implementasi ERP secara
simultan. Tim menyadari adanya resiko besar yang akan dihadapi jika menggunakan
cara ini. Akan tetapi, tim tidak memiliki pilihan lain untuk melakukan
perubahan mendasar dan menyeluruh untuk membawa Pertamina menjadi perusahaan
kelas dunia. Kekhawatiran ini ternyata terbukti yaitu ketidaksiapan sumber daya
manusia untuk melakukan perubahan cara kerja sehingga implementasi ERP di
Pertamina tidak memberikan hasil yang optimal. Dari beberapa keterangan dapat
disimpulkan pendekatan big bang di Pertamina ini dilakukan per unit bisnis
namun tanpa menjadikan salah satu unit sebagaipilot project. Upms II merupakan
unit pemasaran pertama Go Live SAP yang merupakan non pilot
project dalam melaksanakan SAP secara mandiri. Adapun modul yang pertama
kali digunakan oleh Pertamina meliputi SD, MM, FI, CO dan HR. Kini
Pertamina merencanakan menggunakan mySAP dengan menggunakan modul yang lebih
lengkap yaitu meliputi MMH (Materials Management Hydro),
MMNH (Materials Management Non Hydro), SD/TD (Sales &
Distribution/ Transportation & Distribution), PP (Production
Planning), PM (Plant Maintenance), Human Capital
Management, FI (Finanancial Accounting) dan
CO (Controlling).
3. Pemanfaatan
project management
Pertamina
membentuk tim yang bertugas untuk melakukan manajemen terhadap proyek
implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian kajian
sejak akhir tahun 1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian utama dalam tahap
persiapan adalah memutuskan apakah akan membeli atau membuat sendiri. Kemudian
menentukan jenis enterprise system yang akan dibeli yaitu EIS atau
ERP. Setelah tim sepakat untuk membeli ERP lalu dilakukan kajian terhadap
beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap
implementasi, Pertamina dibantu oleh Accenture. Konsultan ini diharapkan dapat
memberikan transfer knowledge pada Pertamina dalam mengimplementasikan SAP.
Dalam proyek ERP ini sepertinya top management tidak terlibat langsung. Untuk
tahap berikutnya yaitu penggunaan mySAP yang akan diterapkan pada 2009, tim
diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua pihak agar pemanfaatan mySAP lebih
optimal, tidak seperti SAP
4. Keselarasan
antar company’s direction dengan IS’s direction
Pertamina
mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Namun permasalahan yang
dihadapi oleh Pertamina adalah sulitnya mendapatkan data dan informasi
secarareal time padahal mengingat persaingan yang semakin ketat,
perusahaan dituntut untuk dapat bergerak cepat. Kesulitan ini semakin terasa
bagi Pertamina yang memiliki kantor serta berbagai unit operasional yang
tersebar dalam wilayah geografis yang luas. Hal ini dikarenakan Pertamina tidak
didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara jaringan yang online
dan terintegrasi.
Agar
dapat menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak cukup hanya dengan
meninggalkan cara kerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang harus diperhatikan
pula ketersediaan data dan informasi yang cepat, siap pakai, tepat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Untuk menjawab tantangan ini maka tim dari Pertamina
menggunakan teknologi informasi berbasis jaringan komputer terintegrasi yang
disebutenterprise service architecture (ESA). Program yang dijalankan
untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program yang terdapat
dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, user
friendly dan real time.
Dengan
rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi di atasnya yaitu mySAP menjadikan
implementasi IS di Pertamina bukan sekedar pada level support
operationalakan tetapi meningkat pada level decision making system. Sejauh
ini rencana penerapan mySAP diharapkan mampu memberikan data analitis untuk
mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran manajemen Pertamina. Bukan
tidak mungkin ke depan, implementasi ES di Pertamina berada pada level teratas
yaitu level support strategic. Hal ini tentunya selaras dengan tujuan
Pertamina untuk menjadi perusahaan kelas dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai
upaya dan perbaikan secara bertahap untuk mencapai hal tersebut.
5. Tantangan
yang dihadapi oleh IS Department
Kurang
optimalnya pemanfaatan SAP pada tahun 2003-2006 tentunya menjadi beban
tersendiri bagi tim. Tantangan terberat tentunya adalah dapat
mengoptimalkan pemanfaatan sistem ES selanjutnya di Pertamina. Terlebih kali
ini level adopsi pemanfaatan ES di Pertamina akan naik setingkat lagi yaitu
pada level decision making system.
Tantangan
lain adalah semakin berkembangnya tuntutan bisnis dan teknologi informasi.
Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus mampu membawa Pertamina memenuhi
tuntutan bisnisnya yang mungkin juga menuntut adanya perubahan penggunaan ES.
Setidaknya tantangan IS department adalah dapat mengoptimalkan sistem guna
memenuhi tuntutan bisnis yang kian berkembang dengan cepat. Terlebih Pertamina
merupakan perusahaan yang memiliki komoditi usaha strategis berupa minyak bumi.
Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi memiliki regulasi yang ketat dari
pemerintah Indonesia di samping fluktuatifnya harga di pasar internasional.
Kedua hal ini tentunya sangat memperngaruhi keputusan bisnis dari
Pertamina.
Modul
yang digunakan
·
Modul Sales & Distribution
·
Human Resource management
·
Modul Production Planning & Materials
Management
III.
Penutup
Sebagai
penutup, dalam penelitian ini saran yang dapat diberikan antara lain;
Bagi
perusahaan, hendaknya lebih meningkatkan pemahaman tentang sistem ERP. Dengan
melakukan mengikuti pelatihan khusus ERP, sehingga dapat mempermudah karyawan
dalam mengoperasikan sistem tersebut.
Dokumentasi
· Pertamina
Daftar Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar